Cuando uno tiene que llevar un proyecto, es crucial manejar metodologías de planificación para ejecutarlos de forma eficiente. Entre las más conocidas podemos encontrar: Agile, Lean, Scrum, Kanban y Cascada. Sin embargo, cuando llega la hora de trabajar con herramientas digitales para apoyar la gestión, normalmente nos encontramos siempre con estas dos:
Gantt y Kanban, pero ¿en qué se diferencian?, ¿cuál es mejor para mi proyecto?, ¿cuándo usar una y cuándo utilizar la otra?
¿Qué es un Kanban?
Es una metodología que utiliza principios de agilidad. Fue creado por Toyota en el marco de las metodologías de lean management y permite a los colaboradores de planta hacer un seguimiento constante al avance de la producción de autos de forma visual. Las distintas actividades son organizadas en un tablero -conocido como Tablero Kanban- para conocer su estado de avance. Las tareas son ordenadas en distintas etapas: pendiente (To Do), haciendo (Doing), completado (Done) con el fin de mantener un flujo de trabajo continuo.
A continuación se presenta un Tablero Kanban tipo que muestra distintas actividades ordenadas según su etapa de desarrollo.
¿Qué es una Gantt?
Es una metodología convencional para gestionar proyectos, compuesta de dos ejes: vertical y horizontal. El primero comprende las actividades o hitos a realizar mientras que el eje horizontal se utiliza para medir la duración de esas tareas en el tiempo. Una carta Gantt ayuda a tener una visión global del proyecto y detectar tareas con dependencias entre sí. Destaca porque permite ver la línea de tiempo del proyecto y los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
A continuación se presenta una carta Gantt de ejemplo con las actividades en el tiempo y los responsables de ejecutarlas.
¿Kanban o Gantt?¿Cuál me conviene usar?
Cada una de estas herramientas destaca en distintas cualidades. Antes de elegir hay que tener claras cada una de ellas:
En general la metodología Kanban sirve cuando tengo que llevar proyectos donde hay más incertidumbre y se necesita flexibilidad ante constantes cambios de las tareas y prioridades. Conviene para proyectos a largo plazo que no tienen claro cuándo van a terminar, en donde se puede enfocar en trabajar con sprints y células ágiles a corto plazo. Estos permiten priorizar la atención en las tareas que se están haciendo actualmente hasta que llegue el siguiente sprint.
Por otro lado, el diagrama Gantt ayuda mucho cuando tengo proyectos con duración clara y que idealmente sean cortos. En estos proyectos es vital la vista global del proyecto de forma rápida junto con su ruta crítica para estar atento a priorizar las tareas clave ante eventuales atrasos. Lo mismo cuando necesito estar pendiente de las tareas que dependen de otras para asegurar su cumplimiento y llegar a la fecha estimada del proyecto sin problemas. En general son proyectos de menor incertidumbre y que exigen eficiencia en el uso de tiempos y recursos para implementar la ruta crítica conocida.
Si bien mucho se habla de que una metodología puede ser mejor que otra, la verdad es que en la actualidad se siguen usando ambas dependiendo de la necesidad de cada empresa y proyecto. Una cosa que es clara es que las dos metodologías se complementan muy bien juntas y se puede obtener muy buenos resultados combinándolas si el proyecto lo permite.