Caso de Éxito

Solución implementada: Módulo Enterprise de Innk, gestión digital de ideas y proyectos.

Beneficios aportados por Innk:
– Organización y trazabilidad en el proceso de creación de ideas y proyectos.
– Facilidad de uso como incentivo a la participación de más colaboradores.
– Clasificación y gestión de iniciativas según su área, tipo y responsable(s).
– Posibilidad de co-creación, trabajo en equipo y generación de incentivos.
– Mejor comunicación entre equipo de innovación y colaboradores de la empresa.

“Me encanta la facilidad que Innk ofrece para configurar y gestionar por módulo. Puedo tranquilamente ir haciendo el paso a paso y siento que la plataforma misma me va guiando”

Conversamos con María Isabel Betancur, Profesional del área de Investigación, Desarrollo e innovación del Metro de Medellín, sobre la implementación de la plataforma IdeCo de Innk, para la gestión digital de la innovación en el sector público, especificamente el área de transporte.Antes que todo María Isabel cuéntanos

¿Cómo describirías la empresa Metro de Medellín hoy en día?

El Metro de Medellín es un sistema de transporte público masivo, conformado por estaciones férreas, de cable, buses y tranvías, que cuentan con los medios físicos y tarifarios para integrarse entre modos. El Metro de Medellín fue el primer sistema de transporte masivo moderno en Colombia y sigue siendo el único sistema de metro actualmente en el país.

Además de esto hemos desarrollado negocios que utilizan nuestras capacidades, como el de gestión urbana con arrendamiento de locales comerciales, publicidad, actividades BTL, consultorías y la unidad estratégica de negocio Cívica que gestiona el negocio de recaudo.

¿Cuáles son los inicios en Innovación del Metro de Medellín?

En el Metro de Medellín la innovación siempre ha sido pieza fundamental para el crecimiento y modernización de la empresa. Cabe destacar que nuestra empresa ha sido reconocida como innovadora por el uso de modos de transporte de una manera diferente al resto del mundo. En su momento fué pionero en utilizar el sistema de cables para el transporte público ya que a nivel mundial solo se ocupaba para turismo. Además impulsó una positiva transformación social en sectores de la ciudad que en ese momento eran altamente vulnerables.

¿Cómo se formalizó el proceso de innovación en Metro de Medellín?

Hace 5 años aproximadamente todas las empresas públicas de la región fueron emplazadas por el Alcalde de ese momento a armar sus departamentos o equipos de innovación. Nosotros particularmente ya contábamos con un departamento de Ingeniería, que además hacía investigación y un poco de innovación. Para cumplir con el requerimiento se hizo una adecuación a la estructura corporativa y se creó el área de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i) y a partir de ese momento iniciamos la formalización del proceso.

¿Cómo se dio la necesidad de usar una plataforma para la gestión de la innovación?

Un par de años luego de formalizar el proceso, comenzamos a buscar una plataforma para hacerlo de manera digital y facilitar la comunicación. Hicimos exploraciones, pruebas hasta encontrar Innk, la cual nos permitía contar con una interfaz intuitiva y de acceso fácil, rápido y seguro, para nuestros empleados.

¿Cómo supieron acerca de Innk?

Desde el área de Tecnologías de Información se realizó la búsqueda y se presentaron alternativas de software. La búsqueda y primera evaluación estuvo a cargo de José Daniel Largo, quien a través de video-llamadas e intercambio de información con las oficinas Innk en Chile,  realizó la pre-seleccion y nos hizo llegar datos e información al respecto. Luego de eso como equipo hicimos nuestra propia evaluación y comparativa del mercado, la competencia y las alternativas disponibles, comparamos costos-beneficios con otras plataformas y finalmente decidimos por Innk.

¿Cómo fue el cambio y la recepción de la nueva plataforma?

Tradicionalmente nosotros damos a conocer cada año una serie de retos para que nuestros colaboradores aporten sus iniciativas, lo que hicimos este año fue aprovechar el lanzamiento de estos retos como el motor que impulsara el uso de la plataforma, siendo ese momento el lanzamiento oficial de la misma.

«Desde el lanzamiento oficial, la recepción en general ha sido muy buena, las personas han comentado que es más fácil de usar y que pueden participar de una manera práctica y expedita»

¿Cuál es el objetivo de la innovación en Metro de Medellín?

La meta largo plazo es lograr proyectos de innovación disruptiva y que la plataforma sea la herramienta para gestionar su trazabilidad.

¿Como ha sido el soporte servicio recibido por parte de Innk?

Han sido muy diligentes, tanto Matías como líder de desarrollo como el resto del equipo, de alguna manera siempre han logrado atender lo que hemos necesitado. La verdad no hemos tenido mayores inconvenientes y en general se ha cumplido con los tiempos. La comunicación es fluida y sabemos que, por ser un SaaS, es una plataforma que se actualiza, incorporando útiles mejoras para todos y nos mantiene informados acerca de dichas novedades.

De las características de Innk ¿Cuál destacarías y por qué?

Como administradora me encanta la facilidad que me ofrece para configurar y gestionar por módulo. Puedo tranquilamente ir haciendo el paso a paso y siento que la plataforma misma me va guiando. Prácticamente no necesito tener un manual para poder ir configurando, pues a partir de la capacitación que recibimos y las primeras interacciones, fue muy fácil de entender.

Y como usuaria, puedo destacar la facilidad para generar una idea y poder adjuntar diferentes tipos de documentos como fotos, videos, archivos o cualquier otra información a la misma, permitiendo dar más forma y soporte a las iniciativas propuestas. El contar con un centro de noticias y recursos también ha sido excelente pues nos permite enriquecer mucho más el software con nuestra línea gráfica y nuestro mensaje.

“La interacción que se produce a través de la gestión digital, es concreta, organizada y nutre la comunicación con la posibilidad de co-creación, trabajo en equipo y generación de incentivos y reconocimiento a los colaboradores”

¿Cuáles son las expectativas de Metro de Medellín con el uso de Innk?

Una de nuestras metas a corto plazo es incrementar los indicadores de uso de la plataforma, nos toca hacer mucha difusión pues somos más de 2100 personas que forman parte de la empresa. De las cuales 400 aproximadamente no tienen posibilidad de revisar su correo en horario de trabajo por encontrarse, por ejemplo en las taquillas de venta de viajes

Nuestro mayor reto como empresa en la innovación es superar estas distancias comunicacionales y barreras naturales de las personas para aportar sus ideas, bien sea por falta de motivación, algún temor o porque simplemente no ven su importancia. Sin embargo, en base a la recepción de los usuarios, nuestra expectativa es muy positiva. Ya estamos planificando diversas estrategias y esperamos que esta segunda mitad del año nos sirva para posicionar mucho más el uso de Innk.

¿A qué tipo de empresas recomendarías el uso de una plataforma de Innovación y por qué?

Más allá de las herramientas tradicionales de seguimiento como correo, excel o sharepoint por ejemplo, hay un tema de trazabilidad de la gestión. Para una empresa mediana o grande, a la que realmente le importe ver cómo se está gestionando su innovación, el contar con una plataforma es esencial. Ya que permite saber de una manera práctica, qué está ingresando, cómo va el desarrollo del desafío o reto, cuál es el volumen y tipo de iniciativas que se están proponiendo. Además de saber quiénes son los empleados más participativos, entre otras cosas.